Was sind Vorfälle?
Ein Wachmitarbeiter bemerkt ein zerbrochenes Fenster. Eine Reinigungskraft entdeckt ein beschädigtes Gerät. Eine Führungskraft erhält eine Sicherheitsbeschwerde. Solche Ereignisse brauchen mehr als eine Nachricht oder ein Foto – sie brauchen eine klare Zuständigkeit, einen sichtbaren Status und einen verlässlichen Weg zur Lösung.
Vorfälle geben Ihrem Team einen zentralen Ort, um das Geschehen zu erfassen, Verantwortung zuzuweisen, Aktualisierungen auszutauschen und das Ereignis vom ersten Bericht bis zum Ergebnis zu begleiten.
Die Vorfallliste vereint Priorität, Klassifizierung, Workflow-Status, Zuweisung und relevante Daten in einer zentralen Arbeitsansicht.
Wofür können Sie Vorfälle verwenden?
Jede Organisation kann eigene Typen und Kategorien konfigurieren. Dadurch bildet die Funktion genau die Situationen ab, mit denen Ihr Team arbeitet. Typische Beispiele sind:
Sachschäden wie ein zerbrochenes Fenster oder eine beschädigte Tür.
Sicherheitsrisiken, verschüttete Flüssigkeiten, blockierte Ausgänge oder unsichere Geräte.
Sicherheitsvorfälle, verdächtige Aktivitäten oder unbefugter Zutritt.
Geräteausfälle und Wartungsprobleme.
Reinigungs- oder Qualitätsprobleme im täglichen Betrieb.
Kundenbeschwerden und Serviceprobleme.
Regelverstöße oder andere Ereignisse, die untersucht werden müssen.
Ein einfaches Beispiel: vom Bericht bis zur Lösung
Während eines Rundgangs entdeckt ein Wachmitarbeiter ein zerbrochenes Fenster. Er erstellt einen Vorfall, wählt Sachschaden → Fensterschaden, fügt ein Foto hinzu und legt die Priorität fest. TARGPatrol erfasst Standort, Zeitpunkt und Melder und weist den konfigurierten Anfangsstatus zu.
Ein Facility Manager übernimmt den Vorfall, prüft das Foto, ergänzt einen Kommentar und verschiebt ihn von Neu nach In Bearbeitung. Nach der Reparatur ergänzt er eine Lösungsnotiz und setzt den Status auf Gelöst.
Alle Benutzer mit Zugriff auf den Standort können sehen, was passiert ist, wer den Vorgang bearbeitet hat und wie er gelöst wurde. Der vollständige Verlauf bleibt für Prüfungen und Berichte verfügbar.
So bewegt sich ein Vorfall durch TARGPatrol
Ereignis melden. Ein Benutzer beschreibt, was passiert ist, wo es passiert ist und wie dringend es ist.
Verantwortung zuweisen. Der Vorfall kann sofort zugewiesen oder zunächst unzugewiesen gelassen werden.
Zusammenarbeiten. Berechtigte Benutzer ergänzen Kommentare, Anhänge, Tags und weitere Details.
Status aktualisieren. Der Vorfall bewegt sich über die für die Rolle erlaubten Übergänge durch den Workflow.
Ergebnis dokumentieren. Eine Übergangsnotiz kann Entscheidung, Übergabe, Ablehnungsgrund oder Lösung festhalten.
Prüfen und berichten. Abgeschlossene Vorfälle bleiben in Verlauf, Berichten, geplanten Berichten und Exporten verfügbar.
Welche Informationen können erfasst werden?
Ein klarer Titel und eine Beschreibung.
Typ, Kategorie und Priorität.
Standort, optionaler Punkt und Ereigniszeitpunkt.
Melder und optionaler Verantwortlicher.
Tags für Filter und Berichte.
Kommentare und Benutzererwähnungen.
Bilder und unterstützte Dokumente.
Aktueller Status, Übergangsnotizen und vollständiger Verlauf.
Vorfälle und Issues
Vorfälle sind ein neuer, konfigurierbarer Workflow und ersetzen oder verändern bestehende Issues nicht automatisch. Beide Module können parallel verwendet werden, während Ihre Organisation den neuen Prozess einführt.
Issues unterstützen weiterhin den bestehenden Meldeprozess.
Vorfälle bieten organisationsspezifische Typen und Kategorien, konfigurierbare Status und Übergänge, Rollenregeln, Erstellungsformulare, Benachrichtigungen und eigene Berichte.
Diese Trennung ermöglicht es, die Konfiguration vorzubereiten, das Team zu schulen und den neuen Workflow ohne Unterbrechung des bestehenden Prozesses einzuführen.
An Ihre Organisation angepasst
Eigentümer und Administratoren können Vorfälle an die Arbeitsweise der Organisation anpassen:
Typen und Kategorien beschreiben die Ereignisse Ihres Teams.
Workflow-Status und Übergänge definieren den Weg vom Bericht bis zur Lösung.
Erstellungsformulare vereinfachen die Eingabe für bestimmte Rollen oder Standorte.
Benachrichtigungsregeln legen fest, wer über welche Ereignisse informiert wird.
Berichte und Exporte unterstützen Auswertungen und den Austausch von Ergebnissen.
Neue Organisationen erhalten eine lokalisierte Startklassifizierung passend zu ihrer Branche. Administratoren können sie anschließend unabhängig anpassen.
Wer kann Vorfälle sehen und aktualisieren?
Gut zu wissen: Benutzer sehen nur Vorfälle an Standorten, auf die sie zugreifen dürfen. Bearbeitung und Statusänderungen hängen zusätzlich von Berechtigungen und den im Workflow erlaubten Rollen ab.
So bleiben betriebliche Informationen bei den Personen, die sie benötigen, und werden nicht außerhalb des relevanten Standorts offengelegt.
Wie geht es weiter?
Lesen Sie Vorfälle erstellen und verwalten, wenn Sie einen Vorfall erfassen und begleiten möchten. Für die Einrichtung beginnen Sie mit Vorfalltypen und Kategorien und fahren anschließend mit Vorfall-Workflow konfigurieren fort.