Vorfälle erstellen und verwalten
Ein betriebliches Problem lässt sich am besten lösen, wenn es erfasst wird, solange die Details noch klar sind. Vorfälle helfen Ihrem Team, das Ereignis einzuordnen und die Zuständigkeit von Anfang an sichtbar zu machen.
Das Erstellungsformular führt den Melder durch die benötigten Angaben. In der Detailansicht bleiben Kommentare, Anhänge, Verantwortung und Fortschritt zusammen.
Das Vorfallformular erfasst Klassifizierung, Standort, Priorität, Zuweisung, Zeitpunkt, Beschreibung und unterstützende Nachweise an einem Ort.
Beispiel aus der Praxis
Ein Wachmitarbeiter findet einen durch gelagerte Gegenstände blockierten Notausgang. Er erstellt einen Vorfall, wählt Typ und Kategorie, legt den Standort fest, fügt ein Foto hinzu und setzt eine hohe Priorität.
Der Sicherheitsmanager kann die Situation sofort prüfen, die Arbeit zuweisen und nach dem Entfernen der Gegenstände den erlaubten Übergang abschließen.
Gut zu wissen: Die Felder beim Erstellen können je nach Rolle und Standort vereinfacht oder vorbelegt sein. TARGPatrol weist den konfigurierten Anfangsstatus automatisch zu.
Voraussetzungen
Sie benötigen Zugriff auf den ausgewählten Standort.
Mindestens ein aktiver Typ mit einer aktiven Kategorie muss verfügbar sein.
Der Workflow benötigt einen aktiven Anfangsstatus.
Ihr Konto benötigt die Berechtigung für die gewünschte Aktion.
Vorfall erstellen
Öffnen Sie Vorfälle im Hauptmenü.
Wählen Sie Vorfall hinzufügen.
Geben Sie einen Titel ein.
Wählen Sie zuerst einen Typ und danach eine zugehörige Kategorie.
Wählen Sie Standort und gegebenenfalls einen Punkt.
Legen Sie Priorität und Ereigniszeitpunkt fest.
Optional können Sie einen Verantwortlichen, Tags und eine Beschreibung hinzufügen.
Wählen Sie Speichern.
TARGPatrol weist automatisch den konfigurierten Anfangsstatus zu. Der Status wird beim Erstellen nicht manuell ausgewählt.
Vorfälle finden und prüfen
Die Vorfallseite bietet Tabellen- und Workflowansicht. Mit Suche und Filtern können Sie nach Typ, Kategorie, Status, Priorität, Standort, Verantwortlichem und Datum eingrenzen. Kategorien werden nach Auswahl eines oder mehrerer Typen verfügbar.
Öffnen Sie über eine Tabellenzeile oder Details anzeigen die Seitenleiste. Dort finden Sie Klassifizierung, Zuständigkeit, Datumsangaben, Beschreibung, Tags, Anhänge, Statusaktionen, Kommentare und Übergangsverlauf.
Vorfall bearbeiten
Öffnen Sie die Vorfalldetails.
Wählen Sie Bearbeiten.
Ändern Sie die verfügbaren Felder und wählen Sie Speichern.
Der Status wird nicht zusammen mit den allgemeinen Feldern bearbeitet. Verwenden Sie dafür einen erlaubten Workflow-Übergang. Archivierte Werte dürfen bei bestehenden Vorfällen unverändert bleiben, können aber nicht neu ausgewählt werden.
Kommentare und Anhänge
Kommentare dienen der Zusammenarbeit mit Benutzern, die Zugriff auf den Vorfall haben. Sie können Benutzer erwähnen, wenn eine Aktualisierung besondere Aufmerksamkeit benötigt.
Über die Weboberfläche lassen sich Bilder und unterstützte Dokumente anhängen. Pro Vorfall sind bis zu 10 Anhänge möglich. Berechtigte Benutzer können vorhandene Anhänge anzeigen und entfernen.
Fehlerbehebung
Typ oder Kategorie fehlt: Der Wert kann archiviert sein oder zu einem anderen Typ gehören.
Punkt fehlt: Wählen Sie zuerst den Standort und prüfen Sie die Zuordnung.
Verantwortlicher fehlt: Der Benutzer muss aktiv sein und Zugriff auf den Standort haben.
Statusaktion fehlt: Ihre Rolle ist möglicherweise nicht für den Übergang freigegeben.
Mit diesen Grundlagen verbringt Ihr Team weniger Zeit mit der Erfassung und mehr Zeit mit der Lösung des eigentlichen Problems.