À propos des incidents
Un gardien remarque une vitre cassée. Un nettoyeur trouve du matériel endommagé. Un responsable reçoit une plainte de sécurité. Ces événements nécessitent plus qu’un message ou une photo : ils ont besoin d’un propriétaire clair, d’un statut visible et d’un chemin fiable vers la résolution.
Les incidents offrent à votre équipe un endroit unique pour enregistrer ce qui s'est passé, attribuer des responsabilités, partager des mises à jour et suivre l'événement depuis le premier rapport jusqu'au résultat final.
La liste des incidents regroupe la priorité, la classification, l'état du flux de travail, l'affectation et les dates de reporting dans une seule vue opérationnelle.
Que pouvez-vous gérer avec les incidents ?
Chaque organisation peut configurer ses propres types et catégories afin que les incidents puissent refléter les situations réellement gérées par votre équipe. Les exemples courants incluent :
Dommages matériels, comme une vitre cassée ou une porte endommagée.
Risques pour la sécurité, déversements, sorties bloquées ou équipement dangereux.
Événements de sécurité, activité suspecte ou accès non autorisé.
Pannes d’équipement et problèmes de maintenance.
Problèmes de nettoyage ou de qualité constatés lors du travail quotidien.
Plaintes des clients et problèmes de service.
Violations des politiques ou autres événements nécessitant une enquête.
Un exemple simple : du rapport à la résolution
Un gardien découvre une vitre brisée lors d'une patrouille. Ils créent un incident, sélectionnent Dommages matériels → Dommages aux fenêtres, ajoutez une photo et définissez la priorité. TARGPatrol enregistre l'emplacement, l'heure et le rapporteur, puis place l'incident dans l'état initial configuré.
Un responsable des installations est affecté à l'incident. Le responsable examine la photo, ajoute un commentaire et déplace l'incident de Nouveau à En cours. Une fois la fenêtre réparée, le gestionnaire ajoute une note de résolution et la déplace vers Résolu.
Toute personne ayant accès à cet emplacement peut voir ce qui s'est passé, qui l'a géré et comment le problème a été résolu. L’historique complet reste disponible pour examen et création de rapports.
Comment un incident évolue dans TARGPatrol
Signalez l'événement. Un utilisateur enregistre ce qui s'est passé, où cela s'est produit et dans quelle mesure c'est urgent.
Attribuez la responsabilité. L'incident peut être attribué immédiatement ou laissé non attribué jusqu'à ce que la bonne personne soit connue.
Collaborez. Les utilisateurs autorisés ajoutent des commentaires, des pièces jointes, des balises et d'autres détails utiles.
Mettez à jour l'état. L'incident se déplace dans le flux de travail en utilisant les transitions autorisées pour le rôle de l'utilisateur.
Enregistrez le résultat. Une note de transition peut capturer la décision, le transfert, le motif du rejet ou la résolution.
Examen et rapport. Les incidents terminés restent disponibles dans l'historique, les rapports, les rapports planifiés et les exportations.
Quelles informations peuvent être enregistrées ?
Un Incident peut rassembler le contexte opérationnel dont votre équipe a besoin :
Un titre clair et une description de ce qui s'est passé.
Type, catégorie et priorité.
Emplacement, point facultatif et date et heure de l'occurrence.
Reporter et cessionnaire facultatif.
Balises pour le filtrage et la création de rapports.
Commentaires pour la collaboration et mentions des utilisateurs.
Images et pièces jointes de documents prises en charge.
État actuel, notes de transition et historique complet de l'état.
Incidents et problèmes
Les incidents constituent un nouveau flux de travail configurable et ne remplacent ni ne modifient automatiquement vos problèmes existants. Les deux modules peuvent être utilisés pendant que votre organisation introduit le nouveau processus.
Problèmes continuer à prendre en charge le flux de travail de reporting existant.
Incidents ajoutez des types et catégories spécifiques à l'organisation, des états et transitions configurables, des règles de rôle, des formulaires de création, des règles de notification et des rapports dédiés.
Cette séparation vous permet de préparer la configuration des incidents, de former l'équipe et d'adopter le nouveau flux de travail sans perturber le processus de problème actuel.
Construit autour de votre organisation
Les propriétaires et les administrateurs peuvent adapter les incidents au fonctionnement de l'organisation :
Types et catégories décrivez les événements enregistrés par votre équipe.
États et transitions du flux de travail définir comment les incidents passent du signalement à la résolution.
Formulaires de création simplifier la saisie des données pour des rôles ou des emplacements particuliers.
Règles de notification déterminer quels événements notifient quels utilisateurs ou rôles.
Rapports et exportations aider les équipes à examiner les tendances et à partager les résultats.
Les nouvelles organisations reçoivent une classification de démarrage localisée en fonction de leur secteur d'activité. Les administrateurs peuvent ensuite l'ajuster sans affecter aucune autre organisation.
Qui peut voir et mettre à jour les incidents ?
Bon à savoir : les utilisateurs ne voient les incidents que pour les emplacements disponibles. Les actions de modification et de changement d'état dépendent également de leurs autorisations et des rôles autorisés par la transition de flux de travail configurée.
Cela permet de conserver les informations opérationnelles auprès des personnes qui en ont besoin tout en empêchant que les détails de l'incident ne soient exposés en dehors de l'emplacement concerné.
Prêt à continuer ?
Commencez par Création et gestion des incidents si vous souhaitez signaler et suivre un incident. Si vous configurez le module pour votre organisation, continuez avec Types et catégories d'incidents et puis Configuration du flux de travail des incidents.