Création et gestion des incidents
Un problème opérationnel est plus facile à résoudre lorsqu’il est enregistré alors que les détails sont encore clairs. Les incidents aident votre équipe à capturer l'événement, à le placer dans le bon contexte et à rendre la propriété visible dès le départ.
Le formulaire de création guide la personne qui signale l’incident à travers les informations dont votre organisation a besoin, tandis que le panneau de détails regroupe les commentaires, les pièces jointes, les responsabilités et l’avancement.
Le formulaire d'incident capture la classification, l'emplacement, la priorité, l'affectation, l'heure, la description et les preuves à l'appui en un seul endroit.
Voyez-le en pratique
Un gardien trouve une sortie de secours bloquée par du matériel stocké. Ils créent un incident, sélectionnent le type et la catégorie appropriés, choisissent l'emplacement, ajoutent une photo et définissent une priorité élevée. Le responsable de la sécurité peut immédiatement examiner et attribuer le travail.
Une fois l'obstruction supprimée, l'équipe ajoute un commentaire et termine la transition autorisée. L'Incident raconte désormais l'histoire complète sans s'appuyer sur des messages séparés.
Bon à savoir : les champs que vous voyez lors de la création peuvent être simplifiés ou pré-remplis selon votre rôle et votre Localisation. TARGPatrol enregistre toujours automatiquement l'incident dans l'état initial configuré.
Avant de commencer
Vous devez accéder à l'emplacement sélectionné.
Au moins un type et une catégorie actifs doivent être disponibles.
Le workflow Incident doit avoir un état initial actif.
Votre compte doit disposer de l'autorisation requise pour l'action que vous souhaitez effectuer.
Créer un incident
Ouvrez Incidents dans le menu principal.
Sélectionnez Ajouter un incident.
Entrez un titre.
Sélectionnez un type puis une catégorie. La liste Catégorie est limitée au type sélectionné.
Sélectionnez un emplacement et, le cas échéant, un point.
Choisissez une date et une heure de priorité et d’occurrence.
Vous pouvez éventuellement sélectionner un responsable, ajouter des balises et saisir une description.
Sélectionnez Enregistrer.
TARGPatrol attribue l'état initial configuré. Vous ne choisissez pas l'état lors de la création.
Rechercher et examiner les incidents
La page Incidents prend en charge les vues de tableau et de flux de travail. Utilisez la recherche et les filtres pour affiner la liste par type, catégorie, état, priorité, emplacement, responsable et date. La catégorie devient disponible après avoir sélectionné un ou plusieurs types.
Sélectionnez une ligne d'incident ou Afficher les détails pour ouvrir le panneau de détails. Le panneau affiche la classification, la responsabilité, les dates, la description, les balises, les pièces jointes, les actions d'état, les commentaires et l'historique des transitions.
Modifier un incident
Ouvrez les détails de l'incident.
Sélectionnez Modifier.
Mettez à jour les champs disponibles et sélectionnez Enregistrer.
L'état n'est pas édité avec les champs généraux d'Incident. Utilisez une transition de flux de travail autorisée pour la modifier. Les incidents existants peuvent conserver les types, catégories ou états archivés, mais les valeurs archivées ne peuvent pas être sélectionnées comme nouvelles valeurs.
Commentaires et pièces jointes
Utilisez les commentaires pour partager des mises à jour avec d'autres utilisateurs pouvant accéder à l'incident. Mentionnez un utilisateur lorsque vous devez attirer l'attention sur un commentaire.
Vous pouvez joindre des images et des documents pris en charge à partir de l'interface Web. Un incident peut contenir jusqu'à 10 pièces jointes. Les pièces jointes existantes sont affichées dans la page Détails de l'incident et modification et peuvent être supprimées par un utilisateur autorisé.
Attribuer la responsabilité
Sélectionnez un utilisateur actif qui a accès au lieu de l'incident. Si aucun responsable n’est sélectionné, l’incident reste non attribué. Les formulaires de création peuvent fournir un responsable par défaut ou rendre le champ en lecture seule pour un rôle ou un emplacement spécifique.
Dépannage
Un Type ou une Catégorie est manquant : il est peut-être archivé, ou la Catégorie peut appartenir à un autre Type.
Un Point est manquant : sélectionnez d'abord son Emplacement et vérifiez que le Point appartient à cet Emplacement.
Un responsable est manquant : vérifiez que l'utilisateur est actif et a accès à l'emplacement sélectionné.
Une action d'état n'est pas disponible : votre rôle n'est peut-être pas autorisé à utiliser cette transition.
Une fois les bases en place, votre équipe peut passer moins de temps à décider comment enregistrer un événement et plus de temps à le résoudre.