Aufgabenmanagement

Aufgabenmanagement

Diese Anleitung zeigt, wie Sie Aufgaben in TARGPatrol erstellen und verwalten, favorisierte Aufgaben für schnellen Zugriff speichern, bestehende Aufgaben zur Zeitersparnis kopieren, fristbasierte Aufgaben einrichten, wiederkehrende Aufgaben erstellen und ganze Aufgabenserien effizient verwalten.

Aufgaben veröffentlichen

Wenn Sie in TARGPatrol eine Aufgabe erstellen, bleibt sie unveröffentlicht, sofern Sie nicht gleichzeitig „Speichern und veröffentlichen“ auswählen. Unveröffentlichte Aufgaben werden auf der Zeitplanseite anders dargestellt, mit hellem Hintergrund und Schraffur zur visuellen Unterscheidung. Bis Aufgaben veröffentlicht sind, bleiben sie für Benutzer verborgen - sie erhalten keine Benachrichtigungen und können diese Aufgaben weder sehen noch starten. Sie können unveröffentlichte Aufgaben als Entwürfe betrachten, mit denen Sie Details finalisieren, bevor sie für Ihr Team sichtbar werden.

Sie können Aufgaben einzeln veröffentlichen oder zurückziehen oder sie gesammelt verwalten, indem Sie einen Datumsbereich auswählen. So steuern Sie einfach, welche Aufgaben zu einem bestimmten Zeitpunkt aktiv und sichtbar sind.

Offene Aufgaben

Offene Aufgaben in TARGPatrol sind Aufgaben, die noch keinem bestimmten Benutzer zugewiesen wurden. Man kann sie als offene Schichten oder geplante Aktivitäten verstehen, die noch von jemandem übernommen oder zugewiesen werden müssen. Sie sind ein wichtiger Bestandteil des Workforce Management (WFM), da sie Flexibilität bei Workload und Personaleinsatz bieten. Obwohl kein fester Ausführender zugewiesen ist, können Sie mit offenen Aufgaben dieselben Aktionen ausführen wie mit regulären Aufgaben, einschließlich Bearbeiten, Veröffentlichen, Kopieren und Filtern. Offene Aufgaben helfen sicherzustellen, dass keine wichtige Arbeit übersehen wird, auch wenn die Personalplanung noch nicht abgeschlossen ist.

Mehrere Verantwortliche

Die Funktion Mehrere Verantwortliche ermöglicht es, eine Aufgabe einer Benutzergruppe zuzuweisen, wenn Sie im Voraus nicht sicher sind, wer sie erledigen wird.

Alle ausgewählten Benutzer sehen die Aufgabe in ihrer Liste. Die Aufgabe kann jedoch nur von einem Benutzer gestartet werden. Der erste Benutzer, der die Aufgabe startet, übernimmt sie, und sie steht den anderen nicht mehr zum Starten zur Verfügung.

Wenn Sie keine geteilte Verantwortung benötigen, können Sie die Aufgabe weiterhin wie bisher einem einzelnen Benutzer zuweisen.

Auf der Seite Zeitplan erscheint eine Aufgabe mit mehreren Verantwortlichen im Modus Ansicht nach Benutzer bei jedem zugewiesenen Benutzer. So können Manager Verfügbarkeit und Aufgabenverteilung im Team klar erkennen.

Aufgaben verfolgen

Mit TARGPatrol können Sie den Aufgabenfortschritt bequem direkt auf der Zeitplanseite verfolgen, auf der alle geplanten Aufgaben angezeigt werden. Sobald ein Benutzer mit einer Aufgabe beginnt oder sie abschließt, sehen Sie Updates in Echtzeit. Die Zeitplanseite bietet eine umfassende Ansicht, mit der Sie nicht nur Aufgabenstatus, sondern auch Warnungen oder Fehler während der Ausführung überwachen können. Sie können in jede Aufgabe tiefer einsteigen und detaillierten Fortschritt prüfen, einschließlich abgeschlossener Schritte, Aktionsergebnisse wie eingegebener Werte und Medienanhänge wie Fotos und Videos. Auch Kommentare zu Aufgaben sind sichtbar, sodass Sie informiert bleiben und laufende Abläufe kontrollieren können.

Aufgaben filtern

TARGPatrol erleichtert das Finden bestimmter Aufgaben über das Filter-Seitenpanel. Sie können Aufgaben nach verschiedenen Kriterien wie Zustand, Priorität, Status, Standorten, Punkten, Benutzern und Tags filtern und mehrere Filter frei kombinieren, um genauere Ergebnisse zu erhalten. Ihre ausgewählten Filter bleiben aktiv, auch wenn Sie zu anderen Seiten navigieren, sodass die Ansicht konsistent bleibt. Außerdem aktualisiert der Filterzustand die Seiten-URL, wodurch gefilterte Ansichten einfach mit Kollegen geteilt werden können.

Aufgaben kopieren

TARGPatrol macht das Kopieren von Aufgaben schnell und flexibel. Sie können Aufgaben auf verschiedene Weise duplizieren. Wählen Sie zunächst einfach die Aufgabe aus, drücken Sie Ctrl + C (oder Command + C unter macOS), navigieren Sie zur Zelle, in der die Kopie platziert werden soll, und drücken Sie Ctrl + V (oder Command + V). Alternativ können Sie das Aktionssymbol verwenden, um eine Aufgabe in die Zwischenablage zu kopieren und sie anschließend an der gewünschten Stelle einzufügen. Das beschleunigt die Aufgabenerstellung, spart Zeit und sorgt für Konsistenz in Ihren Zeitplänen.

Aufgaben exportieren

TARGPatrol macht den Export von Aufgabendaten einfach und anpassbar. Sie können Ihren Zeitplan in mehreren Ansichten nach Excel exportieren - nach Zeit, Benutzern, Standorten, Tags oder Kanban -, je nachdem, wie Sie die Daten analysieren oder präsentieren möchten. Wählen Sie den passenden Zeitraum: Tag, Woche oder Monat. Alle aktiven Filter (z. B. Status, Benutzer, Standorte oder Tags) werden auf die exportierte Datei angewendet, sodass die Ausgabe genau dem entspricht, was Sie auf dem Bildschirm sehen. Diese Funktion eignet sich ideal für Berichte, die Weitergabe an Stakeholder oder Offline-Aufzeichnungen von Aufgabenaktivitäten.

Favorisierte Aufgaben

TARGPatrol hilft Ihnen, mit favorisierten Aufgaben Zeit zu sparen. Sie können jede Aufgabe als Favorit markieren, wodurch sie einer eigenen Liste für schnellen Zugriff hinzugefügt wird. Beim Erstellen neuer Aufgaben kopiert die Auswahl eines Favoriten automatisch alle Details - etwa Standort, Zeitfenster, Beschreibung, Tags, Priorität, Schritte und Aktionen -, sodass Sie nicht bei null anfangen müssen. Es ist sinnvoll, Aufgabenvorlagen zu erstellen und als Favoriten zu markieren, um gut definierte Aufgaben für zukünftige Abläufe einfach wiederzuverwenden und Konsistenz sowie Effizienz im Workflow sicherzustellen.

Aufgaben wiederholen und Serien

In TARGPatrol können Sie die Planung vereinfachen, indem Sie mit der Wiederholen-Funktion eine Aufgabenserie nach einem eigenen Muster erstellen, zum Beispiel eine Aufgabe jeden Montag, Mittwoch und Freitag bis zum 31. Dezember 2026. Aufgaben, die zu einer Serie gehören, werden zur einfachen Erkennung mit einem speziellen Symbol markiert. Sie haben volle Flexibilität, entweder die gesamte Aufgabenserie oder nur eine einzelne Ausführung zu bearbeiten oder zu löschen und sie bei Bedarf aus der Serie auszuschließen. Außerdem zeigt ein praktischer Wiederholungskalender genau, an welchen Daten Ihre wiederkehrenden Aufgaben erscheinen, sodass repetitive Aktivitäten präzise geplant und mühelos verwaltet werden können.

Aufgaben mit Frist

Eine Aufgabe mit Frist in TARGPatrol ist ein spezieller Aufgabentyp für Aktivitäten, die bis zu einem bestimmten Datum abgeschlossen werden müssen. Im Gegensatz zu standardmäßig geplanten Aufgaben können Benutzer fristbasierte Aufgaben jederzeit vor der festgelegten Frist starten, was Flexibilität bei der Ausführung bietet. Auf der Zeitplanseite werden diese Aufgaben visuell in einer separaten Zeile dargestellt, sodass sie leicht zu erkennen sind. Aufgaben mit Frist eignen sich hervorragend für Inspektionen, Routineprüfungen oder jede Aufgabe, die vor einem bestimmten Datum ohne festes Zeitfenster abgeschlossen werden muss.

Notizen

Notizen in TARGPatrol sind eine hilfreiche Funktion, um textbasierte Informationen zwischen Managern und Administratoren direkt auf der Zeitplanseite zu teilen. Sie ermöglichen es, wichtige Hinweise, Erinnerungen oder Kontext zur Planung und Aufgabenkoordination zu hinterlassen, ohne sie bestimmten Aufgaben oder Benutzern zuzuweisen. Ob kurzer Kommentar zu bevorstehenden Änderungen, Koordinationstipps oder Planungshinweise - Notizen halten alle auf dem gleichen Stand und verbessern Kommunikation und Zusammenarbeit während der Planung.