Audit-Protokolle: Änderungen in Ihrer Organisation nachvollziehen
Audit-Protokolle beantworten drei praktische Fragen: Wer hat etwas geändert, wann wurde die Änderung erfasst und was hat sich geändert? Prüfen Sie damit unerwartete Zuweisungen, Änderungen am Zeitplan oder Anpassungen der Benutzerzugriffe.
Verfügbarkeit und Zugriff
Audit-Protokolle sind in Base und Enterprise verfügbar, nicht in Free. Nur aktive Organisationseigentümer und Administratoren können sie einsehen. Manager, Benutzer und Guards haben keinen Zugriff auf das Audit-Protokoll der Organisation.
Audit-Protokolle sind eine schreibgeschützte Aufzeichnung unterstützter Änderungen. Sie sind von Inspektionsaudits, Aufgabenausführungsdaten und dem Übergangsverlauf von Vorfällen getrennt.
Datensatzverlauf und Audit-Protokolle im Vergleich
Im Verlauf eines Datensatzes prüfen Sie erhaltene Änderungen an einer geplanten Aufgabe, einem Vorfall, einem veralteten Issue, Benutzer, Standort oder Punkt. Diese Ansicht ist mit den erforderlichen Berechtigungen in allen Tarifen verfügbar. Beim Vorfall gibt es zusätzlich Statusübergänge. Kostenpflichtige Audit-Protokolle bündeln unterstützte Aktionen über mehrere Datensätze mit Filtern und Ereignisdetails; für den Verlauf eines einzelnen Datensatzes sind sie nicht erforderlich.
Owner können das Audit-Protokoll der Organisation einsehen. Admins sehen nur Ereignisse, deren vollständiger Standortbereich für sie zugänglich ist. Benutzer- und Organisationsereignisse bleiben Ownern vorbehalten. Für den Datensatzverlauf gelten eigene Objekt- und historische Standortberechtigungen.
Audit-Protokolle öffnen
Melden Sie sich in der Web-App an und wählen Sie Ihre Organisation.
Öffnen Sie Verwaltung → Einstellungen → Audit-Protokolle.
Wählen Sie den gewünschten Zeitraum. Anfangs sehen Sie den aktuellen Monat mit den neuesten Einträgen zuerst.
Die gewünschte Änderung finden
Passen Sie den Zeitraum an, bevor Sie nach älteren Aktionen suchen.
Suchen Sie nach dem Namen der handelnden Person oder des betroffenen Datensatzes. Bei Kommentaren wird der Name des übergeordneten Datensatzes durchsucht, nicht der Kommentartext.
Wählen Sie unter Filter Aktionen, Entitätstypen, Standorte oder Personen. Mehrfachauswahl ist möglich.
Kombinieren Sie Filter, etwa für Aufgabenänderungen an einem Standort in einer bestimmten Woche.
Blättern Sie durch die passenden Ergebnisse.
Eine leere Liste bedeutet nicht unbedingt, dass nichts geändert wurde. Prüfen Sie Zeitraum und Filter, ob die Aktion unterstützt wird und ob die Organisation damals einen kostenpflichtigen Tarif hatte.
Ereignisdetails lesen
Wählen Sie eine Zeile, um die Ereignisdetails zu öffnen. Prüfen Sie Datum/Uhrzeit, ausführende Person, Aktion, betroffenen Datensatz und die Änderungstabelle. Vorher- und Nachher-Werte erklären unterstützte Änderungen, etwa bei Priorität, Zuweisung, Terminen oder Status.
Bei einigen Feldern wird nur angezeigt, dass sie geändert wurden; der ursprüngliche Wert bleibt verborgen. Historische Informationen erscheinen nur, wenn sie verfügbar sind. Bei gelöschten Datensätzen oder nicht auflösbaren Namen kann stattdessen eine Referenz oder Ersatzbezeichnung erscheinen.
Beispiel aus der englischen Oberfläche mit Testdaten. Personennamen sind maskiert.
Aktionen an wiederkehrenden Serien werden zusammengefasst, statt für jedes erzeugte Vorkommen einen Audit-Eintrag anzulegen. Die Details können den Bearbeitungsumfang und die Anzahl betroffener Aufgaben zeigen. Eine repräsentative Aufgabe ist kein Abbild der gesamten Serie.
Beispiel einer Serienänderung in der englischen Oberfläche mit Testdaten.
Freigegebene historische Anzeigedaten können zusätzlich in einem eingeklappten JSON-Bereich für Entitäts-Snapshots erscheinen. Dies ist eine begrenzte, schreibgeschützte Ansicht, keine vollständige Sicherung oder Rückgängig-Funktion. Audit-Protokolle bieten derzeit keine Bearbeitung, Wiederherstellung oder Exportfunktion.
Welche Aktionen werden erfasst?
Geplante Aufgaben und wiederkehrende Serien: Erstellung, Kopieren, unterstützte Änderungen und Löschung.
Vorfälle: Erstellung, unterstützte Feldänderungen und Workflow-Statuswechsel. Unterstützte Erstellung und Änderungen älterer Issues werden ebenfalls erfasst, wenn dieses Modul genutzt wird.
Kommentare zu Aufgaben, Vorfällen und Issues: Erstellung, Bearbeitung und Löschung. Audit-Einträge speichern Änderungsindikatoren statt Kommentartexte.
Benutzer: Erstellung und unterstützte Änderungen an Profil, Rolle, Standortzugriff und Status; außerdem Übertragungen der Organisationseigentümerschaft.
Standorte und Punkte: Erstellung, unterstützte Konfigurationsänderungen und Löschung.
Was ist nicht enthalten?
Dies ist kein vollständiges Protokoll aller Klicks oder Systemaktionen. Der anfängliche Umfang umfasst keine Anmeldungen oder mobilen Sitzungen, Aufgabenstarts und -abschlüsse, Checklistenantworten, ausgeführten Check-ins, GPS-Aktualisierungen oder Offline-Synchronisierung. Ebenfalls ausgeschlossen sind die Verwaltung von Checklistenvorlagen, Vorfall-Workflow-Konfiguration, Abrechnung, Einladungen, Exporte und Hintergrundautomatisierung.
Nutzen Sie für diese Abläufe Aufgabenausführungsdaten, Check-in-Verlauf, Berichte oder den Übergangsverlauf von Vorfällen. Deren Verfügbarkeit ist vom kostenpflichtigen Audit-Protokoll unabhängig.
Tarifwechsel
Unterstützte Aktionen werden erfasst, solange die Organisation Base oder Enterprise nutzt. Frühere Aktionen werden nicht nachträglich hinzugefügt. Der Wechsel zu Free beendet die neue Erfassung und sperrt den Zugriff auf Audit-Protokolle. Der Tarifwechsel allein löscht vorhandene Audit-Einträge nicht; beim erneuten Upgrade werden noch aufbewahrte Einträge wieder zugänglich. Aus Speicherfristen für Medien lässt sich keine bestimmte Audit-Aufbewahrungsdauer ableiten.