Gestion des tâches

Gestion des tâches

Ce guide vous montrera comment créer et gérer des tâches dans TARGPatrol, notamment comment enregistrer les tâches favorites pour un accès rapide, copier des tâches existantes pour gagner du temps, définir des tâches basées sur des délais, créer des tâches répétitives et gérer efficacement des séries de tâches entières.

Tâches de publication

Lorsque vous créez une tâche dans TARGPatrol, elle reste non publiée sauf si vous choisissez de « Enregistrer et publier » simultanément. Les tâches non publiées apparaissent différemment sur la page Planification, avec un arrière-plan pâle et des hachures pour les distinguer visuellement. Jusqu'à ce que les tâches soient publiées, elles restent cachées aux utilisateurs : ils ne recevront pas de notifications, et ils ne pourront pas non plus voir ou commencer à travailler sur ces tâches. Vous pouvez considérer les tâches non publiées comme des brouillons, ce qui vous permet de finaliser les détails avant de les rendre visibles à votre équipe.

Vous pouvez publier ou annuler la publication de tâches individuellement ou les gérer en masse en sélectionnant une plage de dates, ce qui facilite le contrôle des tâches actives et visibles à un moment donné.

Tâches ouvertes

Les tâches ouvertes dans TARGPatrol sont des tâches qui n'ont pas encore été attribuées à un utilisateur spécifique. Vous pouvez les considérer comme des quarts de travail ouverts ou des activités planifiées en attente que quelqu'un réclame ou soit affecté. Ils constituent un élément essentiel de la gestion des effectifs (WFM), offrant une flexibilité dans la gestion de la charge de travail et de la répartition du personnel. Même si vous n'avez pas d'intervenant désigné, vous pouvez effectuer toutes les mêmes opérations avec les tâches ouvertes qu'avec les tâches normales, notamment l'édition, la publication, la copie et l'application de filtres. Les tâches ouvertes permettent de garantir qu'aucun travail critique n'est négligé, même lorsque la dotation en personnel est encore en cours de finalisation.

Plusieurs cessionnaires

Le Plusieurs cessionnaires La fonctionnalité vous permet d'attribuer une tâche à un groupe d'utilisateurs lorsque vous ne savez pas à l'avance qui la terminera.

Tous les utilisateurs sélectionnés verront la tâche dans leur liste. Toutefois, la tâche peut être démarré par un seul utilisateur. Le premier utilisateur qui démarre la tâche en deviendra propriétaire et elle ne sera plus disponible pour que les autres la démarrent.

Si vous n'avez pas besoin de responsabilité partagée, vous pouvez toujours attribuer la tâche à un utilisateur unique, comme avant.

Sur le Calendrier page, lorsque vous utilisez la Afficher par utilisateur En mode , une tâche avec plusieurs responsables apparaîtra sous chaque utilisateur affecté. Cela aide les responsables à voir clairement la disponibilité et la répartition des tâches au sein de l'équipe.

Tâches de suivi

Avec TARGPatrol, vous pouvez facilement suivre la progression des tâches directement sur la page Planification, où toutes vos tâches planifiées sont affichées. Dès qu'un utilisateur commence à travailler sur une tâche ou la termine, vous verrez des mises à jour en temps réel. La page Planification fournit une vue complète, vous permettant de surveiller non seulement les statuts des tâches, mais également les avertissements ou erreurs survenant lors de l'exécution. Vous pouvez approfondir chaque tâche pour examiner la progression détaillée, y compris l'achèvement des étapes, les résultats des actions tels que les valeurs saisies et les pièces jointes multimédias telles que des photos et des vidéos. Les commentaires associés aux tâches sont également visibles, vous garantissant ainsi de rester informé et maître des opérations en cours.

Tâches de filtrage

TARGPatrol facilite la recherche de tâches spécifiques à l'aide du panneau latéral Filtres. Vous pouvez filtrer les tâches selon divers critères tels que l'état, la priorité, le statut, les emplacements, les points, les utilisateurs et les balises, et vous êtes libre de combiner plusieurs filtres pour des résultats plus précis. Vos filtres sélectionnés restent actifs même lorsque vous naviguez vers d'autres pages, garantissant ainsi une vue cohérente. De plus, l'état du filtre met à jour l'URL de la page, ce qui facilite le partage de vues filtrées avec des collègues en copiant et en envoyant le lien.

Copie de tâches

TARGPatrol rend les tâches de copie rapides et flexibles. Vous pouvez dupliquer des tâches de plusieurs manières. Tout d’abord, sélectionnez simplement la tâche, appuyez sur Ctrl + C (ou Commande + C sur macOS), accédez à la cellule où vous souhaitez placer la copie et appuyez sur Ctrl + V (ou Commande + V). Alternativement, vous pouvez utiliser l'icône d'action pour copier une tâche dans le tampon, puis la coller là où vous en avez besoin. Cela rationalise la configuration des tâches, vous fait gagner du temps et garantit la cohérence de vos plannings.

Exporter des tâches

TARGPatrol rend l'exportation des données de tâches simple et personnalisable. Vous pouvez exporter votre planification vers Excel dans plusieurs vues : par heure, par utilisateurs, par emplacements, par balises ou Kanban, en fonction de la manière dont vous souhaitez analyser ou présenter les données. Choisissez la période qui correspond à vos besoins : jour, semaine ou mois. Tous les filtres actifs (tels que le statut, les utilisateurs, les emplacements ou les balises) seront appliqués au fichier exporté, garantissant que le résultat correspond exactement à ce que vous voyez sur votre écran. Cette fonctionnalité est parfaite pour créer des rapports, partager avec les parties prenantes ou conserver des enregistrements hors ligne de l'activité des tâches.

Tâches favorites

TARGPatrol vous permet de gagner du temps en utilisant les tâches favorites. Vous pouvez marquer n'importe quelle tâche comme favorite, ce qui l'ajoute à une liste dédiée pour un accès rapide. Lors de la création de nouvelles tâches, la sélection d'un favori copie automatiquement tous les détails, tels que l'emplacement, le créneau horaire, la description, les balises, la priorité, les étapes et les actions, ce qui vous évite de repartir de zéro. C'est une excellente idée de créer des modèles de tâches et de les marquer comme favoris afin de pouvoir facilement réutiliser des tâches bien définies pour des opérations futures, garantissant ainsi la cohérence et l'efficacité de votre flux de travail.

Répéter les tâches et les séries

Dans TARGPatrol, vous pouvez rationaliser la planification en utilisant la fonctionnalité Répéter pour créer une série de tâches basées sur un modèle personnalisé (par exemple, planifier une tâche pour qu'elle se répète tous les lundis, mercredis et vendredis jusqu'au 31 décembre 2026). Les tâches qui appartiennent à une série sont marquées d'une icône spéciale pour une identification facile. Vous disposez d'une flexibilité totale pour modifier ou supprimer soit l'intégralité de la série de tâches, soit une seule occurrence, en l'excluant de la série si nécessaire. De plus, un calendrier de répétition pratique vous permet de visualiser exactement les dates auxquelles vos tâches récurrentes apparaîtront, garantissant ainsi une planification précise et une gestion sans effort des activités répétitives.

Tâches à échéance

Une tâche limitée dans TARGPatrol est un type spécial de tâche conçue pour les activités qui doivent être terminées à une date spécifique. Contrairement aux tâches planifiées standard, les tâches planifiées permettent aux utilisateurs de commencer à travailler dessus à tout moment avant la date limite fixée, offrant ainsi une flexibilité d'exécution. Sur la page Planification, ces tâches se distinguent visuellement en étant affichées sur une ligne distincte, ce qui les rend faciles à identifier. Les tâches planifiées sont un excellent choix pour des actions telles que des inspections, des contrôles de routine ou toute tâche qui doit être terminée avant une certaine date sans créneau horaire fixe.

Remarques

Les notes dans TARGPatrol sont une fonctionnalité utile pour partager des informations textuelles entre les gestionnaires et les administrateurs directement sur la page Planification. Ils vous permettent de laisser des remarques importantes, des rappels ou du contexte liés à la planification et à la planification des tâches sans les attribuer à des tâches ou à des utilisateurs spécifiques. Qu'il s'agisse d'un commentaire rapide sur les changements à venir, de conseils de coordination ou de considérations de planification, Notes maintient tout le monde sur la même longueur d'onde et améliore la communication et la collaboration pendant le processus de planification.