Gestión de tareas

Gestión de tareas

Esta guía muestra cómo crear y gestionar tareas en TARGPatrol, incluyendo cómo guardar tareas favoritas para acceso rápido, copiar tareas existentes para ahorrar tiempo, configurar tareas con fecha límite, crear tareas repetitivas y gestionar series completas de tareas de forma eficiente.

Publicar tareas

Cuando crea una tarea en TARGPatrol, permanece sin publicar a menos que elija “Guardar y publicar” al mismo tiempo. Las tareas no publicadas se muestran de forma diferente en la página de programación, con fondo claro y sombreado para distinguirlas visualmente. Hasta que se publiquen, permanecen ocultas para los usuarios: no recibirán notificaciones ni podrán verlas o empezar a trabajar en ellas. Puede pensar en las tareas no publicadas como borradores que permiten finalizar detalles antes de hacerlas visibles al equipo.

Puede publicar o despublicar tareas individualmente, o gestionarlas en lote seleccionando un rango de fechas, lo que facilita controlar qué tareas están activas y visibles en cada momento.

Tareas abiertas

Las tareas abiertas en TARGPatrol son tareas que aún no se han asignado a un usuario específico. Puede verlas como turnos abiertos o actividades planificadas que esperan ser tomadas o asignadas. Son un elemento esencial de la gestión de fuerza laboral (WFM), ya que ofrecen flexibilidad para gestionar carga de trabajo y asignación de personal. Aunque no tengan ejecutor designado, puede realizar las mismas operaciones que con tareas normales: editar, publicar, copiar y aplicar filtros. Las tareas abiertas ayudan a que ningún trabajo crítico se pase por alto, incluso cuando la planificación del personal aún se está cerrando.

Múltiples asignados

La función Múltiples asignados permite asignar una tarea a un grupo de usuarios cuando no sabe de antemano quién la completará.

Todos los usuarios seleccionados verán la tarea en su lista. Sin embargo, la tarea solo puede ser iniciada por un único usuario. El primer usuario que la inicie asumirá la responsabilidad, y ya no estará disponible para que otros la comiencen.

Si no necesita responsabilidad compartida, puede seguir asignando la tarea a un único usuario, como antes.

En la página Programación, al usar el modo Vista por usuario, una tarea con múltiples asignados aparecerá bajo cada usuario asignado. Esto ayuda a los responsables a ver claramente la disponibilidad y distribución de tareas en el equipo.

Seguimiento de tareas

Con TARGPatrol puede seguir cómodamente el progreso de las tareas directamente en la página de programación, donde se muestran todas las tareas planificadas. En cuanto un usuario empieza o completa una tarea, verá actualizaciones en tiempo real. La página de programación ofrece una vista completa para supervisar estados, advertencias y errores que puedan surgir durante la ejecución. También puede profundizar en cada tarea para revisar el progreso detallado, incluyendo pasos completados, resultados de acciones como valores introducidos y archivos multimedia como fotos y videos. Los comentarios asociados también son visibles, lo que le mantiene informado y en control de las operaciones en curso.

Filtrar tareas

TARGPatrol facilita encontrar tareas específicas mediante el panel lateral de filtros. Puede filtrar por criterios como estado, prioridad, situación, ubicaciones, puntos, usuarios y etiquetas, y combinar varios filtros para resultados más precisos. Los filtros seleccionados permanecen activos incluso al navegar a otras páginas, manteniendo una vista consistente. Además, el estado de los filtros actualiza la URL, por lo que es fácil compartir vistas filtradas con colegas copiando y enviando el enlace.

Copiar tareas

TARGPatrol permite copiar tareas de forma rápida y flexible. Puede duplicarlas de varias maneras. Primero, seleccione la tarea, pulse Ctrl + C o Command + C en macOS, vaya a la celda donde desea colocar la copia y pulse Ctrl + V o Command + V. También puede usar el icono de acción para copiar una tarea al portapapeles y pegarla donde la necesite. Esto agiliza la configuración, ahorra tiempo y mantiene la consistencia en la programación.

Exportar tareas

TARGPatrol hace que la exportación de datos de tareas sea sencilla y personalizable. Puede exportar la programación a Excel en varias vistas: por tiempo, usuarios, ubicaciones, etiquetas o Kanban, según cómo quiera analizar o presentar los datos. Elija el periodo que necesite: día, semana o mes. Todos los filtros activos, como estado, usuarios, ubicaciones o etiquetas, se aplicarán al archivo exportado para que el resultado coincida con lo que ve en pantalla. Esta función es ideal para informes, compartir con interesados o guardar registros offline de la actividad.

Tareas favoritas

TARGPatrol le permite ahorrar tiempo usando tareas favoritas. Puede marcar cualquier tarea como favorita y añadirla a una lista dedicada para acceso rápido. Al crear nuevas tareas, seleccionar una favorita copia automáticamente todos los detalles, como ubicación, horario, descripción, etiquetas, prioridad, pasos y acciones, evitando empezar desde cero. Es recomendable crear plantillas de tareas y marcarlas como favoritas para reutilizar fácilmente tareas bien definidas en futuras operaciones, asegurando consistencia y eficiencia.

Tareas repetidas y series

En TARGPatrol puede simplificar la planificación usando la función Repetir para crear una serie de tareas basada en un patrón personalizado, por ejemplo una tarea que se repita cada lunes, miércoles y viernes hasta el 31 de diciembre de 2026. Las tareas que pertenecen a una serie se marcan con un icono especial para identificarlas fácilmente. Puede editar o eliminar toda la serie o solo una ocurrencia concreta, excluyéndola de la serie si es necesario. Además, un calendario de repetición permite visualizar exactamente en qué fechas aparecerán las tareas recurrentes, facilitando una planificación precisa y una gestión sencilla de actividades repetitivas.

Tareas con fecha límite

Una tarea con fecha límite en TARGPatrol es un tipo especial de tarea para actividades que deben completarse antes de una fecha concreta. A diferencia de las tareas programadas estándar, permite que los usuarios empiecen a trabajar en cualquier momento antes del plazo establecido, ofreciendo flexibilidad en la ejecución. En la página de programación, estas tareas se distinguen visualmente al mostrarse en una fila separada, lo que facilita identificarlas. Son una excelente opción para inspecciones, comprobaciones rutinarias o cualquier tarea que deba completarse antes de cierta fecha sin un horario fijo.

Notas

Las notas en TARGPatrol son una función útil para compartir información textual entre managers y administradores directamente en la página de programación. Permiten dejar observaciones importantes, recordatorios o contexto relacionado con la planificación sin asignarlos a tareas o usuarios concretos. Ya sea un comentario rápido sobre próximos cambios, consejos de coordinación o consideraciones de planificación, las notas mantienen a todos alineados y mejoran la comunicación y colaboración durante el proceso de programación.