Gestão de tarefas

Gestão de tarefas

Este guia mostrará como criar e gerenciar tarefas no TARGPatrol, incluindo como salvar tarefas favoritas para acesso rápido, copiar tarefas existentes para economizar tempo, definir tarefas com base em prazos, criar tarefas repetíveis e gerenciar séries de tarefas inteiras de forma eficiente.

Publicação de tarefas

Quando você cria uma tarefa no TARGPatrol, ela permanece não publicada, a menos que você escolha 'Salvar e Publicar' simultaneamente. Tarefas não publicadas aparecem de forma diferente na página de Agenda, com fundo claro e listras para distingui-las visualmente. Até que as tarefas sejam publicadas, elas permanecem ocultas para os usuários — elas não receberão notificações, nem poderão ver ou iniciar o trabalho nessas tarefas. Você pode pensar em tarefas não publicadas como esboços, permitindo que você finalize os detalhes antes de torná-las visíveis para sua equipe.

Você pode publicar ou despublicar tarefas individualmente ou gerenciá-las em lote selecionando uma faixa de datas, tornando-o fácil controlar quais tarefas estão ativas e visíveis em qualquer momento.

Abrir tarefas

As tarefas abertas no TARGPatrol são tarefas que ainda não foram atribuídas a nenhum usuário específico. Você pode pensar nelas como turnos abertos ou atividades planejadas esperando para serem reivindicadas ou atribuídas. Elas são um elemento essencial da Gestão da Força de Trabalho (WFM), proporcionando flexibilidade na gestão da carga de trabalho e alocação de pessoal. Apesar de não ter um performer designado, você pode realizar todas as mesmas operações com tarefas abertas como com tarefas regulares, incluindo edição, publicação, cópia e aplicação de filtros. As tarefas abertas ajudam a garantir que nenhum trabalho crítico seja negligenciado, mesmo quando a equipe ainda está sendo finalizada.

Usuários designados múltiplos

AUsuários designados múltiplosEssa funcionalidade permite atribuir uma tarefa a um grupo de usuários quando você não sabe com antecedência quem completará.

Todos os usuários selecionados verão a tarefa em sua lista. No entanto, a tarefa pode seriniciada por apenas um usuário.

se você não precisar de responsabilidade compartilhada, ainda pode atribuir a tarefa a umusuário único, assim como antes.

Na páginaAgendamento,Visualizar por UsuárioModo: uma tarefa com múltiplos destinatários aparecerá sob cada usuário atribuído. Isso ajuda os gestores a visualizar claramente a disponibilidade e a distribuição de tarefas ao longo da equipe.

Tracando tarefas

Com o TARGPatrol, você pode rastrear facilmente o progresso de tarefas diretamente na página de Agendamento, onde todas as suas tarefas agendadas são exibidas. Assim que um usuário começa a trabalhar em uma tarefa ou a concluir, você verá atualizações em tempo real. A página de Agendamento fornece uma visão abrangente, permitindo que você monitore não apenas os status das tarefas, mas também quaisquer avisos ou erros que ocorram durante a execução. Você pode aprofundar-se em cada tarefa para revisar o progresso detalhado, incluindo a conclusão de etapas, resultados de ações como valores inseridos e anexos de mídia como fotos e vídeos. Comentários associados às tarefas também são visíveis, garantindo que você esteja informado e no controle das operações em andamento.

Filtrando tarefas

O TARGPatrol torna fácil encontrar tarefas específicas usando a área de filtro no painel lateral. Você pode filtrar tarefas por vários critérios, como Estado, Prioridade, Status, Locais, Pontos, Usuários e Tags, e você pode combinar múltiplos filtros para obter resultados mais precisos. Seus filtros selecionados permanecem ativos mesmo quando você navega para outras páginas, garantindo uma visão consistente. Além disso, o estado do filtro atualiza o URL da página, tornando simples compartilhar as visualizações filtradas com colegas copiando e enviando o link.

Copiando tarefas

TARGPatrol facilita a cópia de tarefas de forma rápida e flexível. Você pode duplicar tarefas de várias maneiras. Primeiro, basta selecionar a tarefa, pressionar Ctrl + C (ou Command + C no macOS), navegar até a célula onde deseja inserir a cópia e pressionar Ctrl + V (ou Command + V). Alternativamente, você pode usar o ícone de ação para copiar uma tarefa para a área de transferência e depois colá-la onde precisar. Isso otimiza a configuração de tarefas, economizando tempo e garantindo consistência em seus horários.

Exportando tarefas

TARGPatrol torna a exportação de dados de tarefas simples e personalizável. Você pode exportar seu cronograma para o Excel em várias visualizações - Por Tempo, Por Usuários, Por Locais, Por Tags ou Kanban - de acordo com a forma como deseja analisar ou apresentar os dados. Escolha o período de tempo que atende às suas necessidades: Dia, Semana ou Mês. Todos os filtros ativos (como status, usuários, locais ou tags) serão aplicados ao arquivo exportado, garantindo que o resultado corresponda exatamente ao que você vê na tela. Esta funcionalidade é perfeita para relatórios, compartilhamento com stakeholders ou manutenção de registros offline de atividade de tarefas.

Tarefas favoritas

O TARGPatrol permite economizar tempo ao utilizar as Tarefas Favoritas. Você pode marcar qualquer tarefa como favorita, o que adiciona-a a uma lista dedicada para acesso rápido. Ao criar novas tarefas, selecionar uma favorita automaticamente copia todos os detalhes, como localização, slot de tempo, descrição, tags, prioridade, etapas e ações, economizando você de começar do zero. É uma ótima ideia criar modelos de tarefas e marcar-os como favoritas para que você possa facilmente reutilizar tarefas bem definidas para operações futuras, garantindo consistência e eficiência no seu fluxo de trabalho.

Repetir Tarefas e Séries

No TARGPatrol, você pode otimizar a programação usando a função de Repetição para criar uma série de tarefas com base em um padrão personalizado, por exemplo, programar uma tarefa para se repetir todas as segundas, quartas e sextas-feiras até o dia 31 de dezembro de 2026. As tarefas que pertencem a uma série são marcadas com um ícone especial para identificação fácil. Você tem total flexibilidade para editar ou excluir a série de tarefas inteira ou apenas uma ocorrência individual, excluindo-a da série se necessário. Além disso, um calendário de repetição útil permite visualizar exatamente quais datas suas tarefas recorrentes aparecerão, garantindo planejamento preciso e gerenciamento fácil de atividades repetitivas.

Tarefas com prazo

Uma tarefa com prazo no TARGPatrol é um tipo especial de tarefa projetado para atividades que devem ser concluídas até uma data específica. Ao contrário de tarefas programadas padrão, as tarefas com prazo permitem que os usuários iniciem o trabalho nessas tarefas a qualquer momento antes da data de término definida, oferecendo flexibilidade na execução. Na página de Agenda, essas tarefas são visualmente distinguidas por serem exibidas em uma linha separada, tornando-as fáceis de identificar. As tarefas com prazo são uma excelente escolha para ações como inspeções, verificações regulares ou qualquer tarefa que precisa ser concluída antes de uma determinada data sem uma faixa de tempo fixa.

Notas

Notas no TARGPatrol são uma função útil para compartilhar informações baseadas em texto entre Gerentes e Administradores diretamente na página de Agenda. Elas permitem que você deixe observações importantes, lembretes ou contexto relacionados à programação e planejamento de tarefas sem atribuí-las a tarefas ou usuários específicos. Seja uma rápida observação sobre mudanças futuras, dicas de coordenação ou considerações de planejamento, as Notas mantêm todos na mesma página e aprimoram a comunicação e colaboração durante o processo de programação.