Utiliser le suivi du temps
Le suivi du temps dans TARGPatrol est un moyen simple d'enregistrer le moment où les employés commencent à travailler, terminent leur travail et prennent des pauses tout en restant connectés à un emplacement réel.
Au lieu d'utiliser un système d'horloge séparé, vous pouvez organiser le suivi du temps via les enregistrements. Les employés s'enregistrent à leur arrivée au travail, et cet enregistrement devient le début de leur quart de travail. Une fois le quart de travail terminé, ils terminent l’enregistrement dans l’application mobile. Si des pauses sont nécessaires, ils peuvent partir avant la pause et se réenregistrer à leur retour.
Cette approche est particulièrement utile pour les équipes de sécurité, les entreprises de nettoyage, les services d'installation et autres opérations sur le terrain où les employés doivent confirmer leur présence à un lieu spécifique.
Comment fonctionne le suivi du temps dans TARGPatrol
TARGPatrol utilise Points et Enregistrements pour prendre en charge le suivi du temps.
Tout d'abord, vous créez un point à l'endroit où les employés doivent commencer leur quart de travail. Ce point peut être de l'un des types suivants :
Point GPS
Point QR
Point NFC
Le type que vous choisissez dépend de la manière dont vous souhaitez que votre présence soit confirmée.
Un point GPS fonctionne bien lorsque les employés doivent uniquement être physiquement présents dans une zone spécifique. Un point QR ou NFC est utile lorsque vous souhaitez qu'ils scannent un code ou une étiquette à l'emplacement exact de début de quart de travail.
Une fois le Point configuré, les collaborateurs utilisent l'application mobile pour s'y enregistrer en début de journée de travail.
Cet enregistrement marque le début du quart de travail.
Étape 1 : Créer un point de début de quart de travail
Pour utiliser le suivi du temps, démarrez en créant un Point à l'endroit où l'employé doit commencer à travailler.
Par exemple, cela peut être :
l'entrée d'un immeuble
un bureau d'accueil
une salle de sécurité
une salle de fournitures de nettoyage
un point d'entrée dans un entrepôt
toute zone de travail assignée
Vous pouvez choisir GPS, QR ou NFC en fonction de votre processus.
Si vous souhaitez la configuration la plus simple, les points GPS sont une option pratique. Si vous souhaitez une confirmation plus stricte à un endroit physique très spécifique, QR ou NFC peuvent être meilleurs.
L'idée principale est simple : le Point devient le lieu où le changement commence officiellement.
Étape 2 : L'employé s'enregistre pour commencer le quart de travail
Lorsque l'employé arrive, il ouvre l'application mobile TARGPatrol et effectue un enregistrement au point attribué.
Le début de cet enregistrement est considéré comme le début du quart de travail.
Cela vous donne une heure de début claire et enregistrée liée à un emplacement réel. Cela contribue également à réduire l'incertitude concernant la fréquentation, car le système lie le début des travaux à un point vérifié.
Vous pouvez également rendre l'enregistrement de début de quart de travail plus utile en ajoutant une liste de contrôle avec les questions requises. Cela permet aux employés de confirmer des détails importants avant de commencer à travailler.
Par exemple, vous pouvez demander :
l'uniforme est-il propre
avez-vous toutes les tâches requises
avez-vous l'équipement nécessaire
y a-t-il des problèmes à signaler avant de commencer
quelle est votre humeur ou votre préparation pour le changement
Cela peut aider les superviseurs à recueillir des confirmations quotidiennes rapides, à détecter les problèmes plus tôt et à s'assurer que les employés sont préparés avant le début du quart de travail.
Pour les équipes travaillant sur plusieurs sites ou sites clients, cela facilite grandement le contrôle du suivi des équipes.
Étape 3 : Terminez l'enregistrement pour terminer le quart de travail
Lorsque l'employé a terminé son travail, il peut simplement terminer son enregistrement dans l'application mobile.
Cette action marque la fin du changement.
En conséquence, vous obtenez une période de temps claire entre le début et la fin du quart de travail. Cela peut être utilisé pour examiner la fréquentation, le temps de travail et la présence sur site.
Ce flux est simple pour les employés car ils n’ont pas besoin d’apprendre un processus distinct. Il leur suffit de commencer l’enregistrement au début des travaux et de le terminer à la fin des travaux.
Comment organiser les pauses
Si votre workflow comprend des pauses, vous pouvez les gérer avec la même logique.
Avant une pause, l'employé vérifie en terminant l'enregistrement en cours.
À leur retour au travail, ils se réinscrivent dans l'application mobile.
Cela crée un moyen pratique de séparer le temps de travail du temps de pause sans ajouter de complexité supplémentaire.
Par exemple :
l'employé s'enregistre à 8h00
l'employé termine l'enregistrement à 12h00 pour le déjeuner
l'employé s'enregistre à nouveau à 12h30
l'employé termine l'enregistrement à 17h00
Dans ce cas, la pause est naturellement séparée des périodes de travail actif.
Étape 4 : Créer un rapport de feuille de temps
Une fois que les employés ont utilisé les enregistrements pour enregistrer les débuts, les fins de quart et les pauses, vous pouvez créer un rapport de feuille de temps pour examiner leurs heures de travail.
Cela donne aux responsables un moyen simple de connaître la présence des employés et le temps total travaillé en fonction de l'activité d'enregistrement réelle.
Un rapport de feuille de temps peut vous aider à :
revoir les heures de début et de fin des quarts de travail
calculer les heures travaillées
suivre la fréquentation sur tous les sites
comparer l'activité par salarié
préparer la paie interne ou les synthèses opérationnelles
Étant donné que le rapport est basé sur les enregistrements liés aux points, il vous donne une vision plus claire du moment et du lieu où les employés ont commencé à travailler.
Pourquoi cette méthode fonctionne bien
L’utilisation des enregistrements pour le suivi du temps présente quelques avantages importants.
Premièrement, il relie la fréquentation à un lieu réel. Ceci est particulièrement important pour les équipes dispersées, le personnel contractuel, les gardes, les nettoyeurs et les travailleurs mobiles.
Deuxièmement, cela simplifie le processus. Les employés n'ont pas besoin d'un système compliqué de suivi du temps. Ils utilisent simplement la même application mobile qu’ils utilisent déjà pour leur travail sur le terrain.
Troisièmement, cela donne aux gestionnaires une image plus claire de l’activité sur site. Le début et la fin de l'équipe et les enregistrements liés aux pauses font tous partie du flux de travail opérationnel.
Meilleurs cas d'utilisation pour le suivi du temps dans TARGPatrol
Cette configuration fonctionne particulièrement bien pour :
changements d'agents de sécurité
présence du personnel de nettoyage
équipes de maintenance des installations
personnel de réception et de réception
fréquentation d'un entrepôt ou d'un site logistique
entrepreneurs travaillant chez des clients spécifiques
Dans tous ces cas, l’avantage clé est le même : les salariés confirment qu’ils sont au bon endroit lorsque le travail commence.
Conseils pour le configurer
Pour que le suivi du temps fonctionne correctement, gardez ces points à l’esprit :
Choisissez le bon type de point pour votre processus. Si vous avez besoin de commodité, utilisez GPS. Si vous avez besoin d'une confirmation physique plus stricte, utilisez QR ou NFC.
Placez les points clairement. Les employés doivent savoir exactement où commence le quart de travail.
Expliquez simplement le flux de travail. Commencez l'enregistrement au début du travail. Terminez l'enregistrement à la fin du travail. Pour les pauses, terminez et recommencez.
Gardez le processus cohérent. L’utilisation de la même méthode dans toutes les équipes facilite le reporting et la supervision.
GPS Validation de points avec suivi du temps
La validation de l'emplacement s'applique lorsque l'heure de début ou de fin est liée à un enregistrement au point GPS. Dans ce flux de travail, l'employé doit être suffisamment proche des coordonnées du point avant que l'enregistrement puisse déclencher l'action de suivi du temps.
Cette restriction ne s'applique pas automatiquement à chaque entrée de temps ni aux enregistrements virtuels.
Configuration détaillée et dépannage : Fonctionnement de la validation de proximité des points GPS.