Zeiterfassung verwenden
Die Zeiterfassung in TARGPatrol ist eine einfache Möglichkeit, festzuhalten, wann Mitarbeiter die Arbeit beginnen, beenden und Pausen machen, während alles mit einem realen Standort verbunden bleibt.
Anstatt ein separates Zeiterfassungssystem zu verwenden, können Sie die Zeiterfassung über Check-ins organisieren. Mitarbeiter checken ein, wenn sie bei der Arbeit ankommen, und dieser Check-in wird zum Beginn ihrer Schicht. Wenn die Schicht vorbei ist, beenden sie den Check-in in der mobilen App. Wenn Pausen erforderlich sind, können sie vor der Pause auschecken und nach der Rückkehr erneut einchecken.
Dieser Ansatz ist besonders nützlich für Sicherheitsteams, Reinigungsunternehmen, Facility Services und andere standortbasierte Einsätze, bei denen Mitarbeiter ihre Anwesenheit an einem bestimmten Ort bestätigen müssen.
So funktioniert Zeiterfassung in TARGPatrol
TARGPatrol verwendet Punkte und Check-ins, um die Zeiterfassung zu unterstützen.
Zuerst erstellen Sie einen Punkt an dem Ort, an dem Mitarbeiter ihre Schicht beginnen sollen. Dieser Punkt kann einer der folgenden Typen sein:
GPS-Punkt
QR-Punkt
NFC-Punkt
Welchen Typ Sie wählen, hängt davon ab, wie die Anwesenheit bestätigt werden soll.
Ein GPS-Punkt eignet sich gut, wenn Mitarbeiter lediglich physisch in einem bestimmten Bereich anwesend sein müssen. Ein QR- oder NFC-Punkt ist sinnvoll, wenn sie einen Code oder Tag genau am Startort der Schicht scannen sollen.
Sobald der Punkt eingerichtet ist, verwenden Mitarbeiter die mobile App, um dort zu Beginn ihres Arbeitstages einzuchecken.
Dieser Check-in markiert den Beginn der Schicht.
Schritt 1: Einen Punkt für den Schichtbeginn erstellen
Um die Zeiterfassung zu nutzen, beginnen Sie mit dem Erstellen eines Punkts an dem Ort, an dem der Mitarbeiter die Arbeit beginnen soll.
Zum Beispiel kann dies sein:
der Eingang eines Gebäudes
ein Empfangstresen
ein Sicherheitsraum
ein Raum für Reinigungsmaterial
ein Lagereingang
ein zugewiesener Arbeitsbereich
Sie können je nach Prozess GPS, QR oder NFC wählen.
Wenn Sie die einfachste Einrichtung wünschen, sind GPS-Punkte eine praktische Option. Wenn Sie eine strengere Bestätigung an einem sehr konkreten physischen Ort benötigen, sind QR oder NFC möglicherweise besser.
Die Grundidee ist einfach: Der Punkt wird zum Ort, an dem die Schicht offiziell beginnt.
Schritt 2: Mitarbeiter checkt ein, um die Schicht zu starten
Wenn der Mitarbeiter ankommt, öffnet er die mobile TARGPatrol-App und führt einen Check-in am zugewiesenen Punkt durch.
Der Beginn dieses Check-ins wird als Schichtbeginn behandelt.
Dadurch erhalten Sie eine klare, aufgezeichnete Startzeit, die mit einem realen Standort verknüpft ist. Außerdem reduziert es Unsicherheiten bei der Anwesenheit, weil das System den Arbeitsbeginn mit einem verifizierten Punkt verbindet.
Sie können den Check-in zum Schichtbeginn noch nützlicher machen, indem Sie eine Checkliste mit Pflichtfragen hinzufügen. So können Mitarbeiter wichtige Details bestätigen, bevor sie mit der Arbeit beginnen.
Zum Beispiel können Sie fragen:
ist die Uniform sauber
haben Sie alle erforderlichen Aufgaben
haben Sie die notwendige Ausrüstung
gibt es vor Arbeitsbeginn Probleme zu melden
wie ist Ihre Stimmung oder Einsatzbereitschaft für die Schicht
Das kann Supervisoren helfen, schnelle tägliche Bestätigungen zu sammeln, Probleme früher zu erkennen und sicherzustellen, dass Mitarbeiter vor Schichtbeginn vorbereitet sind.
Für Teams, die an mehreren Kundenstandorten oder Einsatzorten arbeiten, wird die Schichtverfolgung dadurch deutlich leichter kontrollierbar.
Schritt 3: Check-in beenden, um die Schicht abzuschließen
Wenn der Mitarbeiter die Arbeit beendet, kann er den Check-in einfach in der mobilen App beenden.
Diese Aktion markiert das Ende der Schicht.
Dadurch erhalten Sie einen klaren Zeitraum zwischen Schichtbeginn und Schichtende. Dieser kann verwendet werden, um Anwesenheit, Arbeitszeit und Präsenz vor Ort zu prüfen.
Dieser Ablauf ist für Mitarbeiter einfach, weil sie keinen separaten Prozess lernen müssen. Sie starten nur den Check-in, wenn die Arbeit beginnt, und beenden ihn, wenn die Arbeit endet.
Pausen organisieren
Wenn Ihr Workflow Pausen enthält, können Sie diese mit derselben Logik verwalten.
Vor einer Pause checkt der Mitarbeiter aus, indem er den aktuellen Check-in beendet.
Wenn er zur Arbeit zurückkehrt, checkt er erneut in der mobilen App ein.
So entsteht eine praktische Möglichkeit, Arbeitszeit von Pausenzeit zu trennen, ohne zusätzliche Komplexität einzuführen.
Zum Beispiel:
Mitarbeiter checkt um 8:00 Uhr ein
Mitarbeiter beendet den Check-in um 12:00 Uhr für die Mittagspause
Mitarbeiter checkt um 12:30 Uhr erneut ein
Mitarbeiter beendet den Check-in um 17:00 Uhr
In diesem Fall wird die Pause natürlich von den aktiven Arbeitszeiträumen getrennt.
Schritt 4: Einen Zeiterfassungsbericht erstellen
Nachdem Mitarbeiter Check-ins verwenden, um Schichtbeginn, Schichtende und Pausen zu erfassen, können Sie einen Zeiterfassungsbericht erstellen, um ihre Arbeitszeiten zu prüfen.
So erhalten Manager eine einfache Möglichkeit, Anwesenheit und geleistete Gesamtzeit auf Basis tatsächlicher Check-in-Aktivität zu sehen.
Ein Zeiterfassungsbericht kann Ihnen helfen:
Schichtbeginn und Schichtende zu prüfen
geleistete Stunden zu berechnen
Anwesenheit über Standorte hinweg zu verfolgen
Aktivität nach Mitarbeiter zu vergleichen
interne Lohnabrechnungen oder operative Zusammenfassungen vorzubereiten
Da der Bericht auf Check-ins basiert, die mit Punkten verknüpft sind, erhalten Sie eine klarere Sicht darauf, wann und wo Mitarbeiter die Arbeit begonnen haben.
Warum diese Methode gut funktioniert
Die Nutzung von Check-ins für die Zeiterfassung hat einige wichtige Vorteile.
Erstens verbindet sie Anwesenheit mit einem realen Ort. Das ist besonders wichtig für verteilte Teams, Vertragspersonal, Sicherheitskräfte, Reinigungskräfte und mobile Mitarbeiter.
Zweitens bleibt der Prozess einfach. Mitarbeiter benötigen kein kompliziertes Zeiterfassungssystem. Sie verwenden einfach dieselbe mobile App, die sie bereits für ihre Arbeit vor Ort nutzen.
Drittens erhalten Manager ein klareres Bild der Aktivitäten vor Ort. Schichtbeginn, Schichtende und pausenbezogene Check-ins sind Teil des operativen Workflows.
Beste Anwendungsfälle für Zeiterfassung in TARGPatrol
Diese Einrichtung eignet sich besonders gut für:
Schichten von Sicherheitskräften
Anwesenheit von Reinigungspersonal
Facility-Maintenance-Teams
Besetzung von Empfang und Front Desk
Anwesenheit an Lager- oder Logistikstandorten
Auftragnehmer, die an bestimmten Kundenstandorten arbeiten
In all diesen Fällen ist der wichtigste Vorteil derselbe: Mitarbeiter bestätigen, dass sie am richtigen Ort sind, wenn die Arbeit beginnt.
Tipps zur Einrichtung
Damit die Zeiterfassung reibungslos funktioniert, beachten Sie diese Punkte:
Wählen Sie den richtigen Punkttyp für Ihren Prozess. Wenn Sie Komfort benötigen, verwenden Sie GPS. Wenn Sie eine strengere physische Bestätigung brauchen, verwenden Sie QR oder NFC.
Platzieren Sie Punkte eindeutig. Mitarbeiter sollten genau wissen, wo die Schicht beginnt.
Erklären Sie den Workflow einfach. Check-in starten, wenn die Arbeit beginnt. Check-in beenden, wenn die Arbeit endet. Für Pausen beenden und erneut starten.
Halten Sie den Prozess konsistent. Wenn alle Teams dieselbe Methode verwenden, werden Reporting und Überwachung einfacher.